Bestuurssecretaresse

Voor de Gemeente Zwartewaterland zijn wij op zoek naar een Bestuurssecretaresse.

Omschrijving opdracht:
Geen dag is hetzelfde in deze rol. Sterker nog, geen uur is hetzelfde! Als secretaresse voor het bestuur bij een kleine gemeente gebeurt er namelijk altijd wel iets waar jij mee te maken hebt. Je bedient het gehele college van B& W van a tot z. Van agendabeheer, zakelijke bijeenkomsten verzorgen tot het begeleiden en faciliteren van het besluitvormingsproces en alles ertussenin. Als echte jongleur houd je alle ballen hoog. Mocht je er één laten vallen, dan zijn jouw drie collega’s er om ze voor je op te vangen. Andersom doe je dat namelijk ook.
Samen met het team ga je aan de slag met het:
- ontzorgen en ondersteunen van de leden van het college van B& W.
- verwerken van in- en uitgaande post en e-mail. Daarbij signaleer je bijzonderheden en mogelijke verbanden met de actualiteit en je zorgt voor de voortgangsbewaking van uitgezette acties.
- voorbereiden en begeleiden van het gehele besluitvormingsproces rondom de B& W vergadering tot en met de overdracht van stukken aan de Griffie ter behandeling in de gemeenteraad.
- voorbereiden en organiseren van bestuurlijke presentaties, bijeenkomsten en vergaderingen.
- zelfstandig afhandelen van vragen en verzoeken.
- mede vormgeven aan de doorontwikkeling van het bestuurssecretariaat.
Je werkzaamheden kabinetszaken bestaan uit het behandelen van aanvragen voor Koninklijke onderscheidingen. Je adviseert de burgemeester en zorgt voor een goed verloop van het hele proces van aanvraag tot en met de uitreiking van de onderscheidingen.

Omschrijving opdrachtgever:
De gemeente Zwartewaterland bestaat uit 3 kernen en een mooi buitengebied. Genemuiden staat bekend om zijn grootschalige tapijtindustrie van internationale allure. Hanzestad Hasselt kent een rijke en eeuwenoude historie. Zwartsluis heeft veel watersport en scheepsbouw en fungeert als toegangspoort naar Nationaal Park Weerribben-Wieden. Zwartewaterland is dus een bedrijvige én een groene gemeente, prachtig gelegen aan het Zwartewater. Belangrijk daarbij is het behoud van evenwicht tussen economie en ecologie. Kenmerkend is verder het respect van de mensen naar elkaar en de betrokkenheid van de gemeenschappen bij onze samenleving. Bij de gemeente Zwartewaterland werken we met ongeveer 170 mensen. Het is overzichtelijk, persoonlijk en collegiaal. Samen creëren we de beste ondersteuning voor onze inwoners, door breed te denken op een kleinschalige manier en altijd met een passende oplossing. Daarvoor maken wij ons hard. Onze kernwaarden zijn: participatief, integer, integraal en kwaliteitsgericht. Onze organisatie kent weinig hiërarchie en veel korte lijnen. Als medewerker van Zwartewaterland draag je grote verantwoordelijkheden. Je wordt uitgedaagd om buiten vakspecialistische kaders te denken. Daarbij hanteren we vanzelfsprekend moderne arbeidsvoorwaarden. Vanuit ons kantoor in Hasselt, aan de rand van de binnenstad, ben je binnen 10 minuten op de A28. Prima bereikbaar vanaf bijvoorbeeld Zwolle, Meppel en Kampen.

1. Een afgeronde opleiding op hbo niveau in de richting van Officemanagement
2. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als bestuurssecretaresse
3. Uiterlijk beschikbaar per 2 januari 2023 voor 28 uur per week

1. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als bestuurssecretaresse
2. Aantoonbare werkervaring met de opvolging van procedures bestuurlijke processen afspraken en het direct samenwerken met het secretariaat
3. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar met complex agendabeheer .

- Samenwerkingsvaardig, gericht op gelijkwaardigheid
- Communicatief vaardig – gericht op verwachtingsmanagement
- Integer
- Dienstbaar Verantwoordelijkheidsbesef
- Flexibel
- Stressbestendig en stabiel
- Je weet het overzicht te bewaren
- Relativeren
- Vriendelijk
- Accuraat.

Locatie: Zwartewaterland
Startdatum: 2 januari 2023
Duur: 7 maanden
Optie op verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend
Inzet: 28 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 13 december 2022
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 19 december 2022.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.