Bestuurssecretaresse

Voor (DASTwente) Gemeente Dinkelland, Gemeente Tubbergen & Noaberkracht zijn wij op zoek naar een Bestuurssecretaresse.

Omschrijving opdracht:
De colleges van Dinkelland en Tubbergen worden ondersteunt door een secretariaat. Op het secretariaat van het gemeentebestuur van Tubbergen zoeken wij tijdelijk een collega "bestuurssecretaresse".
Het secretariaat werkt voor bestuurders van de gemeenten Dinkelland en Tubbergen en voor de directie van Noaberkracht. In beide gemeentehuizen is een bestuurssecretariaat. In de praktijk werk je vanuit het gemeentehuis in Denekamp.

Gewenst profiel:
Als bestuurssecretaresse bied je secretariële en administratieve ondersteuning aan een wethouder, gemeentesecretaris en directeur. Je bent verantwoordelijk voor de planning en de organisatie van de agenda’s van hen en je kunt die dagelijks kan veranderen. Daarnaast verleen je ondersteuning bij de werkzaamheden op het secretariaat. Je hebt veel contact met externen zoals inwoners, bedrijven en collega’s. Je krijgt de ruimte om een zichtbare functie te vervullen en een belangrijke spil te worden in een dynamische en hectische werkomgeving
Je beschikt over een wakend oog en een dienstverlenende en proactieve houding. Je staat stevig in je schoenen en het is jouw uitdaging om alles rondom het bestuur in goede orde te laten verlopen. Je bent representatief, flexibel, initiatiefrijk en een zelfstandig persoon die gewend is om in een politiek-bestuurlijke, hectische omgeving te werken. Je kunt uitstekend organiseren en je bent gewend met vertrouwelijke gegevens om te gaan.

LET OP:
Deze opdracht kan niet ingevuld worden door een ZZP’er. De kandidaat is elders in dienst of is bereid deze opdracht op basis van payroll in te vullen.

1. Je hebt kennis van Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
2. Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als bestuurssecretaresse bij een gemeente, in de afgelopen 5 jaar.
3. Je bent na gunning per direct beschikbaar voor 24 uur per week en in ieder geval op vrijdag.
4. Je hebt minimaal een afgeronde MBO opleiding, met voorkeur in de richting van directiesecretaresse en/of managementassistente.

1. Je hebt ervaring met Het Zaaksysteem.
2. Je hebt minimaal een afgeronde MBO opleiding, met voorkeur in de richting van directiesecretaresse en/of managementassistente.

- Dienstverlening: Je ziet wat bestuurders nodig hebben en je doet wat bestuurders nodig hebben. Ontzorgen zit in je bloed en je vindt het jouw verantwoordelijkheid dat het bestuur haar werk goed kan uitvoeren.
- Zelfstandigheid: Je kunt je werk zelfstandig zorgvuldig en accuraat organiseren. Je overlegt waar nodig met de bestuurders. Dat doe je professioneel, discreet en gestructureerd. Je hebt alles onder controle en je straalt daarmee rust uit naar het secretariaat, het bestuur en de directie.
- Organiseren: Je bent in staat door te vragen om duidelijkheid te verkrijgen over de aard en intenties van vergaderverzoeken voor bestuurders en organiseert vervolgens de voorbereiding: de juiste mensen aan tafel en de juiste informatie beschikbaar voor bestuurders.
- Representatief: Je bent een vertegenwoordiger van het bestuur en de organisatie, zowel intern en extern. Je hebt gevoel voor (bestuurlijke en politieke) verhoudingen.
- Flexibel: Je speelt makkelijk in op veranderende omstandigheden/wensen. Je kunt je werktijden dagelijks zelf indelen.
- Computervaardigheden.

Locatie: Denekamp
Startdatum: 29-3-2021
Duur: 31-12-2021
Optie op verlenging: ja
Inzet: 24 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 22-03-2021
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: in overleg

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.