Bestuurs- en Directiesecretaresse

Voor de GGD Nederland, GHOR Nederland en GGD GHOR Ned zijn wij op zoek naar een Bestuurs- en Directiesecretaresse

Doel van de functie:
Het verlenen van secretariële en management ondersteuning aan de Voorzitter, de Directeur, de Adjunct-Directeur en de Verenigingssecretaris

Plaats in de organisatie:
Ressorteert hiërarchisch onder de Manager Bedrijfsvoering en wordt functioneel aangestuurd door de Voorzitter, de Directeur, de Adjunct-Directeur en de Verenigingssecretaris.

Hoofdbestanddelen van de functie:
Secretariële werkzaamheden:
- Draagt – binnen aangegeven kaders - zorg voor de organisatie, werkwijze en continue bezetting van het Directiesecretariaat.
- Beheert complexe agenda’s van de Voorzitter, Directie en de Verenigingssecretaris, zowel met interne als externe contacten; weet daarin de juiste prioriteiten te stellen.
- Bereidt vergaderingen voor en verzorgt de verslaglegging; bereidt de agenda voor, verzamelt en verspreidt (digitaal) stukken en bewaakt de afhandeling van actiepunten.
- Maakt samenvattingen van de verslaglegging van directievergaderingen voor de medewerkers.
- Beoordeelt, prioriteert en behandelt binnenkomende directie post.
- Redigeert concepten tot te versturen documenten.
- Maakt diverse jaarplanningen op directie/bestuurdersniveau en stemt dit zowel in- als extern af.
- Heeft een signalerende functie richting de Voorzitter, Directie en Verenigingssecretaris.
- Bewaakt de afhandeling van stukken die ter accordering worden aangeboden aan de (Adjunct-) Directeur of de Voorzitter.
- Beheert en bewaakt de groepsmailboxen van de directie, het directiesecretariaat, de postbus en persoonlijke mailboxen van de Voorzitter en de (Adjunct-)Directeur; prioriteert en handelt waar mogelijk de e-mails zelfstandig af.
- Mailt periodiek namens de Directie strategische informatie aan DPG’en.
- Voert het secretariaat van landelijke Bestuurlijke Adviescommissies.
- Verstrekt mondelinge, telefonische en schriftelijke informatie van feitelijke aard of over doelstellingen en achtergronden van vastgesteld beleid.
- Fungeert in- en extern als vraagbaak voor de organisatie; beantwoordt zelfstandig vragen van feitelijke aard of verwijst zo nodig door naar de juiste personen of instanties binnen of buiten GGD GHOR Nederland.

Management ondersteunende werkzaamheden:
- Levert ten behoeve van de voorbereiding van vergaderingen/afspraken van de Directie en de Voorzitter naar eigen inzicht relevante stukken en e-mails aan.
- Inventariseert en analyseert managementinformatie en stelt, op basis van eigen inzicht, overzichten op.

Administratieve werkzaamheden:
- Verzorgt de (digitale) archivering van relevante post en formele directie stukken (o.a. offertes, overeenkomsten en beschikkingen).
- Beheert adressenbestanden binnen geautomatiseerde (online) systemen en houdt deze up-todate.
- Bewaakt het op orde zijn van (project)dossiers.
- Voert het applicatiebeheer van het systeem van papierloos vergaderen.
- Geeft uitvoering aan administratieve vereisten als het gaat om privacywetgeving (waaronder verzoeken rondom het verwerkingsregister). VDK Consultancy 23-12-2022
- Beheert onderdelen op intranet; plaatst hier informatie voor interne en externe contacten.

Regelende/organisatorische taken:
- Organiseert (veelal complexe) afspraken, vergaderingen en congressen met in- en externe partijen op bestuurdersniveau; voert hierover zelfstandig correspondentie.
- Regelt de benodigde accommodaties, faciliteiten, catering logistiek en informatievoorziening; sluit zelfstandig de reserveringen af.
- Legt ten aanzien van bijeenkomsten zaken met betrekking tot de bijeenkomst uit aan de deelnemers, betreffende onderwerpen van organisatorische, logistieke of communicatieve aard.
- Regelt conference calls en telefonische overleggen.
- Organiseert en boekt buitenlandse reizen voor directie en de voorzitter.
- Bestelt in voorkomende gevallen bloemen, (VVV)bonnen, boeken, promotieartikelen, e.d.

Contacten:
- Onderhoudt intern contact met de Voorzitter, de Directeur, de Adjunct-Directeur, de Verenigingssecretaris, de Assistent Verenigingssecretaris, Teammanagers en Senior Adviseurs met betrekking tot secretariële ondersteuning, het regelen van zaken en het maken van afspraken in relatie tot de Directie.
- Onderhoudt extern contact met (secretaresses van) DPG’en, ministers, staatssecretarissen, directies van ministeries , commissarissen van de koning, burgemeesters, wethouders, politici, hoogleraren en directeuren van landelijke organisaties inzake het maken van afspraken, verstrekken van informatie, regelen van zaken.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.