Ambtelijk Secretaris

Voor de Gemeente Utrecht zijn wij op zoek naar een Ambtelijk Secretaris.

Omschrijving werkzaamheden:
De functie van Ambtelijk Secretaris valt binnen de vakdiscipline ondersteuning. Deze vakdiscipline bestaat uit ongeveer 70 medewerkers, met naast expertise op het gebied van medezeggenschap ook expertise op interim- en projectwerkzaamheden. Het is een team dat collegiaal en zeer flexibel opereert. Op dit moment zoeken we uitbreiding voor de expertise medezeggenschap (MZ). Binnen de gemeente Utrecht heeft elk organisatieonderdeel een ondernemingsraad, waarbij minimaal een lid vertegenwoordigd is in de centrale ondernemingsraad. Elk van de raden wordt door één of twee ambtelijk secretarissen ondersteunt.

Je taken zijn:
Je werkt nauw samen met het dagelijks bestuur van de centrale ondernemingsraad (COR) om de actuele vraagstukken/visie vorm te geven en te sturen dat hier resultaat op wordt behaald. Je draagt nieuwe ideeën aan en ziet mogelijkheden voor samenwerking. Je adviseert en begeleid COR leden bij het invullen van hun rol. Je bent de schakel tussen COR en bestuurder. Het onderhouden van een goede relatie daarin is belangrijk. Gevoel voor verhoudingen is daarin een must. Je zorgt voor een excellente planning en uitvoering van alle werkzaamheden rondom de speerpunten van de COR. Variatie, ontwikkelen en leren zijn belangrijke aspecten in het werk. Je werkt zelfstandig, kunt prioriteiten stellen en bent zeer flexibel. Je bent, in overleg met het dagelijks bestuur, zelf verantwoordelijk voor onderdelen van de agenda van de ondernemingsraad. Verder ben je een betrouwbare en vasthoudende partner voor alle betrokkenen. Je assisteert in de breedste zin van het woord en voert zelfstandig onderstaande werkzaamheden uit:
- Je geeft adviezen over in te nemen standpunten en bent in staat complexere zaken eenvoudig te verwoorden.
- Het verzorgen van communicatie-, participatie / inspraak- en informatietrajecten.
- Het voorbereiden van vergaderingen, notuleren, bewaken van afspraken en overzicht houden op de financiën.
- Het informeren van de leden over ontwikkelingen op MZ gebied.

Gewenst profiel:
Om succesvol te zijn in deze rol is een proactieve dienstverlenende houding van groot belang, iemand die houdt van zelfstandigheid en samen/in afstemming met de COR regie neemt. Concreet beschik je over:
- Een afgeronde hbo opleiding;
- Minimaal twee jaar werkervaring in een soortgelijke functie en bij voorkeur in een gemeentelijke organisatie;
- Zelf reflecterend vermogen, ervaring in het geven van feedback/gevraagd en ongevraagd advies;
- Een scherp omgevingsbewustzijn, je bent verbindend en je kunt gemakkelijk schakelen in stijl en niveau;
- Communicatie is één van je sterke kanten, je kunt snel tot de kern van een uitdaging doordringen en deze vertalen naar een goed vormgegeven boodschap.
- Je bent in ieder geval beschikbaar op dinsdag en op donderdag.

Goed om te weten:
Wegens de huidige corona-maatregelen werk je volledig vanuit huis, hierbij is het een vereiste dat je beschikt over een goede thuiswerkplek. We zoeken 2 medewerkers die tussen de 18-26 uur beschikbaar zijn.

1. Je hebt een afgeronde opleiding op hbo niveau.
2. Je bent per direct beschikbaar.

1. Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in een soortgelijke functie.
2. Je het recente opdrachten in een soortgelijke rol uitgevoerd bij de overheid.
3. Je hebt kennis/ervaring op het gebied van:
a. Agenda’s opstellen.
b. Bewaken acties, procedures en processen.
c. Verslaglegging

Locatie: Voorlopig thuis/Utrecht
Startdatum: z.s.m.
Duur: 7 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet: 18-26 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 03-06-2021
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: 09/10-06-2021

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.