Adviseur/Plaatsvervangend Clusterhoofd Visa

Voor het Ministerie van Buitenlandse Zaken zijn wij op zoek naar een Adviseur/Plaatsvervangend Clusterhoofd Visa.

Omschrijving opdracht:
De CSO zoekt een stevig en ervaren leidinggevende die met het zittende clusterhoofd, de teamleiders en de medewerkers de operationele afdeling ontwikkeld naar een geoliede machine.
Als plv. clusterhoofd trek je zeer nauw op met het clusterhoofd op, begeleid en coach je de teamleiders en zorg je voor verdere professionalisering en ontwikkeling van dit team. Het structureren en harmoniseren van sturing door middel van bijvoorbeeld dagstarts alsmede individuele en groepscoaching zijn daar een integraal onderdelen van.
Je ondersteunt het clusterhoofd in diens ontwikkeling als leidinggevende van een grote uitvoeringsafdeling in het gevraagd en ongevraagd geven van feedback en adviezen. Samen met het clusterhoofd en de coördinatoren werk je proactief aan de doelstellingen en groei van de afdeling. Je hebt daarbij een ondersteunende maar ook een actief coachende rol naar de teamleiders en het zittende clusterhoofd.

Werkomgeving:
De CSO is een zelfstandige uitvoeringsdirectie die deel uitmaakt van het consulaire domein.
Daarbij is DGES de eigenaar en directeur DCV de opdrachtgever. Vanzelfsprekend werkt de CSO nauw samen met DCV als beleids- en regie-voerende directie met domeinsturingsbevoegdheid. Met het postennet, de externe dienstverleners en de ketenpartners is de CSO verantwoordelijk voor een goede uitvoering van de consulaire processen.
De CSO bestaat uit 2 operationele clusters: Visa en Reisdocumenten/Specials, 2 ondersteunende clusters: Kwaliteit & Regie en Operationele staf, een HR unit en een tijdelijke unit: het transitieteam dat zich richt op grote verandertrajecten. Het CSO MT bestaat uit de hoofden van deze clusters en teams en de directeur.
Tot de COVID-19 pandemie werden er wereldwijd ongeveer 700.000 visumaanvragen en 65.000 aanvragen voor Nederlandse reisdocumenten ingediend en verwerkt. De COVID-pandemie heeft ertoe geleid dat met name het visumproces grotendeels stil is komen te liggen. De processen zijn inmiddels weer opgestart waarbij met name op het gebied van visumverlening de instroom een steile opwaartse lijn kent.
De komende jaren is de CSO nog volop in ontwikkeling waarbij 4 sporen leidend zijn:
1. Aanpassen huidige organisatie: robuust en ingericht op de toekomst, rekening houdend met mondiale ontwikkelingen.
2. Transitie resterende backoffice naar de CSO.
3. Implementatie digitale systemen, zowel binnen het visum- als het reisdocumentenproces.
4. Runnen staande organisatie (veranderen terwijl de winkel openblijft).

Omschrijving organisatie:
De Consulaire Service Organisatie CSO is verantwoordelijk voor de behandeling van aanvragen die wereldwijd worden ingediend voor onder meer visa, reisdocumenten en consulaire verklaringen. Ook is de CSO, als het gaat om deze producten, verantwoordelijk voor de operationele regie op ongeveer 200 frontoffices waarvan plm. 100 op posten plm. 100 bij externe dienstverleners.
De CSO organisatie is de afgelopen jaren versterkt om als grootschalige back office organisatie (op termijn) rond de 1 miljoen aanvragen voor visa en Nederlandse reisdocumenten te kunnen verwerken. Daarbij zijn twee operationele afdelingen gerealiseerd die gefaciliteerd worden door een aantal stafunits.
De COVID-19 pandemie heeft een grote impact op de dienstverlening van de CSO. Het vrijwel stilleggen van de werkzaamheden en het weer opstarten hiervan vergen veel van de operatie, niet in de laatste plaats omdat het visumproces zo’n anderhalf jaar vrijwel heeft stilgelegen en de herstart schoksgewijs plaatsvindt waarbij er grote druk staat op de instroom terwijl de organisatie en meerdere teamleiders ook nog lerende zijn.
De visumafdeling van de CSO is zit nog midden in een omvangrijk verandertraject waarin het overhalen van back offices uit het buitenland en aansluiten op de operatie, grote IT veranderingen, procesaanpassingen en verregaande professionalisering van operationele aansturing samenkomen.

1. Engels, goede beheersing in woord en geschrift.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.