Adviseur Bedrijfsvoering (en programma budgetten).

Voor het Ministerie van Justitie en Veiligheid zijn wij op zoek naar een Adviseur Bedrijfsvoering (en programma budgetten).

Omschrijving functie;
Jouw hoofdtaak is om de bedrijfsvoering taken van de afdelingen Innovatie, Kennis en Strategie professioneel op te zetten. Als Tijdelijk Adviseur Bedrijfsvoering ontwerp je de gehele bedrijfsvoering portefeuille van de nieuwe directie. Dit omvat taken over personeel, informatiehuishouding, organisatie, financiën, huisvesting en automatisering. Op dit moment worden afspraken gemaakt over welke taken bij de directie zelf worden uitgevoerd, en welke taken (centraal) samen met andere directies worden uitgevoerd. Die afspraken zijn het uitgangspunt voor jouw werk en je draagt bij aan de verdere concretisering/uitwerking van die afspraken. Speciaal aandacht moet er zijn voor de planning, besteding en verantwoording van project- en programma-gelden. Er moet een goede projectadministratie zijn, en heldere procesafspraken opdat het MT de projecten financieel kan beheersen.
In de nieuwe directie wordt 1 FTE gereserveerd voor deze taken, jij gaat helpen om het profiel op te stellen voor de medewerker die hier definitief op zal worden geworven.

Omschrijving taken en verantwoordelijkheden
Directie X vergroot de maturiteit van JenV op de Innovatie-, Kennis- en Strategiefuncties.
Bij innovatie gaat het om unieke, sprongsgewijze verbeteringen, waardoor de organisatie op een of andere manier sneller, slimmer, beter, goedkoper of gewoon prettiger gaat werken. Reguliere verbetertrajecten zijn dus géén innovaties.
Kennis gaat over het ontwikkelen en toepassen van relevante expertise. Dit vormt de basis van ambtelijk vakmanschap en een lerende organisatie. Een goed georganiseerde kennisfunctie ondersteunt evidence-based werken en is de voedingsbodem voor strategie en innovatie.
Strategie gaat over de koers van de organisatie, de betekenis van externe ontwikkelingen en het vermogen om de juiste capaciteiten en werkwijzen aan te wenden om de maatschappelijke opdracht te kunnen vervullen.
De nieuwe Directe X heeft daarom de volgende kerntaken:
– Advisering aan de politieke en ambtelijke top en aan JenV onderdelen voor zowel casuïstiek, als op systeem niveau. Dit omvat ook het leggen van nieuwe verbindingen tussen interne en externe partners.
– Community management om netwerken te starten en te onderhouden totdat ze voldoende zijn overgenomen of hun meerwaarde verloren hebben, en door naar externe netwerken door te verwijzen.
– Verkenning en agendering: het oppakken van inhoudelijke thema’s die binnen de organisatie niet of onvoldoende voet aan de grond hebben. Hieronder valt het zelfstandig uitvoeren van verkenningen.
– Coördinatie: Het vervullen van een centraal contactpunt voor (inter)departementale samenwerking, en het helpen afstemmen van organisatieonderdeel overstijgende activiteiten.'
– Beleidsvorming voor JenV brede belangen, en voor interdepartementale dossiers zoals het Topsectorenbeleid, de Nationale Wetenschaps Agenda, de Toegepaste Kennis Instituten, etc.
– Stimulering van activiteiten en projecten van dienstonderdelen, door het leveren van financiële en/of personele ondersteuning.
– Programmering: het bevorderen en coördineren van op innovatie en strategie te ontwikkelen onderzoek wensen bij externe, nationale en internationale samenwerkingspartners (Technologische instituten, EU-programma’s, landen waarmee we een bilaterale samenwerking hebben zoal VS en Singapore).
– Kennisontwikkeling: bevorderen van een meer efficiënte en strategische kennisontwikkeling, en het hiervoor bevorderen van de nieuwe relatie met het WODC (“Centrale Kenniscoördinator”)
– Kennisbenutting: in samenwerking met WODC faciliteiten en trajecten ontwikkelen die de landing van kennis in uitvoering en beleid vergemakkelijken.

Gewenst profiel:
Je hebt een academisch werk- en denkniveau, en ervaring met de uitvoering van bedrijfsvoeringstaken en bij voorkeur aan leiding geven aan medewerkers die dit soort taken uitvoeren bij de overheid. Je hebt ervaring met projectmatig werken, en je kent de gangbare rapportage-tools die als sturingsmechanismen worden gehanteerd voor projecten en programma’s.
Ook ben je bekend met gangbare planning- en control systemen, en de financiële ICT systemen die daarbij gehanteerd worden (zoals Leonardo bij JenV).
Je bent initiatiefrijk en creatief, en hebt kwaliteitszorg hoog in het vaandel staan.

Omschrijving organisatie:
Ministerie van Justitie en Veiligheid, Bestuursdepartement
In 2020 is besloten tot het bijeenbrengen van de Centrale Eenheid Strategie en het Innovatieteam, en daarin ook de nieuw in te richten Kennisfunctie op te nemen. Dit resulteert in de directie Innovatie, Kennis en Strategie. De missie van de Directie Innovatie, Kennis en Strategie (aangeduid als X) is om het vermogen van JenV te versterken om effectief te anticiperen op kansen en uitdagingen in de omgeving. De directie is zowel faciliterend naar alle JenV onderdelen, als coördinerend op JenV brede ontwikkelingen op de drie domeinen.

Omschrijving afdeling:
De directie X staat voor Innovatie, Kennis en Strategie. Zij is in oprichting, en wordt gevormd uit het Innovatieteam, de Centrale Eenheid Strategie, en de kwartiermaker Kennis bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Wij zijn een stafafdeling, vallen hiërarchisch onder de secretaris-generaal, maar werken voor alle onderdelen van het ministerie.

Interviewcriteria:
- Ervaring, je hebt (aantoonbare) ervaring met
a. Planning, besteding en verantwoordingsinstrumenten voor project- en programmamanagement.
b. Financiële en personele ICT systemen
c. Opstellen van begrotingen en het maken van verantwoordingsrapportages voor organisatie onderdelen.
d. Capaciteit, je kan goed plannen, kunt mijlpalen opstellen en ze binnen tijd en budget realiseren, bent initiatiefrijk en is niet bevreesd iets nieuws te ontwerpen. Je komt je afspraken altijd na, en weet anderen aan te sporen om hun afspraken na te komen.
- Stijl, je hebt een dienstbare instelling en kan goed in teamverband te werken. Weet tegenstellingen tussen personen te overbruggen, weet in een bureaucratische en hiërarchische setting toch snel resultaat te bereiken.
- Je kunt je goed uitdrukken en bent sociaal vaardig.

VOG:
Bij eventuele gunning lever je zo snel mogelijk na startdatum bij de inhurende manager, een rechtsgeldig VOG in welke niet langer dan 6 maanden voorafgaand aan de beoogde startdatum is afgegeven, organisatie specifiek is én betrekking heeft op de aard van de uit te voeren diensten/werkzaamheden.

Geheimhoudingsverklaring:
Bij eventuele gunning lever je een ingevulde en ondertekende geheimhoudingsverklaring in als bijgevoegd bij de overeenkomst.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.