Administratief en secretarieel medewerker

Voor Gemeente Wijk bij Duurstede zijn wij op zoek naar een Administratief en secretarieel medewerker.

Opdracht:
Een nieuwe inrichting van werkvelden in 3 domeinen, te weten BID, RMO en BMM leidt tot een mogelijk andere behoefte t.a.v. de managementondersteuning. Het doel van deze opdracht is in eerste instantie het oppakken van de administratieve en secretariële taken, maar daarnaast ook een reëel beeld te verkrijgen van de exacte benodigde ondersteuning voor de drie Domeinmanagers.

Taakomschrijving:
Het verlenen van inhoudelijke, secretariële, administratieve, procesmatige, facilitaire of algemene ondersteuning aan 3 domeinmanagers. Het uitvoeren van secretariële en/of administratieve taken, zoals het verzorgen van een secretariaat, het verrichten van algemeen ondersteunende werkzaamheden en/of het bewaken van processen.
- Je verzorgt het telefoonverkeer en verstrekt informatie;
- Je verzorgt de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen;
- Je verricht representatieve taken, zoals ontvangen bezoekers;
- Je organiseert het beheer van afspraken en agenda´s;
- Je verricht correspondentie- en tekstverwerkingswerkzaamheden;
- Je verricht voortgangscontroles en bewaakt planningen en afspraken;
- Je ordent, voert gegevens in en bewerkt gestandaardiseerde (digitale) bestanden;
- Je ordent en beheert administratieve informatie en verzamelt en verstrekt gegevens;
- Je archiveert en actualiseert dossiers.

Omschrijving opdrachtgever:
De gemeente Wijk bij Duurstede is met bijna 24.000 inwoners een kleinere gemeente maar we zijn ‘groot genoeg om klein te blijven’. Dat betekent ook keuzes maken. We doen niet alles, maar kiezen vooral bewust voor wat we wél doen. En we doen het samen. Met elkaar, in teams, in projecten, met ons bestuur en met collega’s in de regio. We doen ons werk in het midden van en mét de Wijkse samenleving. Er wordt ruimte gecreëerd voor meer verantwoordelijkheid en eigen initiatief. We zijn een ambitieuze informele organisatie met 140 professionele en betrokken medewerkers die volop kansen biedt om jouw kwaliteiten en talenten te benutten en ontwikkelen.

Referentie:
De opdrachtgever verlangt minimaal 2 relevante referenties. Indien nodig zullen wij hierom vragen.

1. Minimaal een afgeronde secretariële/administratieve mbo-4 niveau opleiding
2. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als administratief/secretarieel medewerker
3. Aantoonbare werkervaring bij een gemeentelijke - of overheidsinstelling

1. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring afgelopen 8 jaar als secretarieel/administratief medewerker
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als secretarieel/administratief medewerker binnen een gemeente
3. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met notuleren verslagleggen en agendabeheer
4. Beschikbaarheid 24 uur op gevraagde dagen .

- Zelfstandig
- Flexibiliteit
- Klantgerichtheid
- Schriftelijke en mondelinge communicatie
- Plannen en organiseren.

Locatie: Wijk bij Duurstede
Startdatum: Zo spoedig mogelijk
Duur: 3 maanden
Optie op verlenging: 2 maal 3 maanden
Inzet: 24 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 24 september 2022
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 28 september tussen 09.30 en 15.00 uur.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.