Administratief Projectmedewerker Verkiezingen

Voor de Gemeente Leidschendam-Voorburg zijn wij op zoek naar een Administratief Projectmedewerker Verkiezingen.

Omschrijving opdracht:
Ondersteuning verkiezingen 2022, de medewerker werkt binnen de afdeling Griffie en de afdeling Klantcontactcentrum aan de organisatie van de (activiteiten rond) verkiezingen. De aanloop naar de verkiezingen van 2022 vergt veel voorbereiding en organisatie. Wij zijn op zoek naar een organisatorische duizendpoot voor zowel de algehele ondersteuning van voorkomende griffiewerkzaamheden in de brede zin van het woord, als in het bijzonder het organiseren van de activiteiten en initiatieven in aanloop naar de verkiezingen van maart 2022. Bij de griffie ben je naast uitvoerend ook aan het meedenken hoe de ondersteuning van de griffiewerkzaamheden verbeterd kan worden en in het uitwerken van het inwerkprogramma van de nieuwe raad na maart 2022. Verder verricht de medewerker algehele ondersteuning op Afdeling KCC in het kader van activiteiten en initiatieven in aanloop naar de verkiezingen van maart 2022 en afrondende werkzaamheden na de verkiezingen. Naarmate de verkiezingen dichterbij komen wordt er een grotere bijdrage verwacht bij afdeling KCC waar je je bezig gaat houden met o.a. het klaarmaken van stembureaubenodigdheden, meedenken over mobiele stembureaus en drive-in stembureaus, het ondersteunen bij het werven en selecteren van stembureauleden en het voorbereiden van de uitslagenavond.

Afdeling:
De opdracht wordt uitgevoerd bij 2 afdelingen, namelijk de Griffie en het Klantcontactcentrum. In de eerste fase start je voornamelijk bij de Griffie waar je ondersteunt in alle voorkomende griffiewerkzaamheden. In het bijzonder in het ondersteunen van activiteiten en initiatieven in aanloop naar de verkiezingen van maart 2022. Vanuit de afdeling KCC wordt dit projectmatig opgepakt en dus ga je daarnaast in nauwe samenwerking met deze projectgroep aan de slag om de verkiezingen van 2022 te organiseren. Wanneer de verkiezingen dichterbij komen ben je in deze fase meer betrokken bij de afdeling KCC. Urenverdeling is in overleg met de griffier en het afdelingshoofd van KCC.

Griffie:
De griffie ondersteunt de gemeenteraad bij de uitoefening van zijn taken op het gebied van de kaderstelling, controle en volksvertegenwoordiging. Zij zorgt onder meer voor de secretariële, facilitaire en logistieke ondersteuning van alle openbare (en digitale) vergaderingen van de raad en bijeenkomsten met inwoners. De griffie is een zelfstandig onderdeel van de gemeente en werkt in een klein team van 6 mensen goed samen met de ambtelijke organisatie. De werkplek is het monumentale Huize Swaensteyn in het centrum van Voorburg. Momenteel wordt vanuit huis gewerkt vanwege coronamaatregelen, tenzij het nodig is op kantoor af te spreken.

KCC:
Het Klant Contact Centrum (KCC) vormt voor de inwoners, bedrijven en instellingen van de gemeente Leidschendam-Voorburg de toegang tot de producten van de overheid. De afdeling is regisseur van de vraag en beheert de basisregistraties. De kernwoorden voor KCC zijn klantgericht, betrouwbaar en transparant. Binnen het KCC werken wij volgens het principe van hostmanship: wij behandelen de klant zoals de klant graag behandeld wil worden en wij werken aan een mensgerichte dienstverlening. De afdeling KCC bestaat uit 4 teams namelijk, Eerstelijns, Vergunningen, Basisregistraties en Kwaliteit en Organisatie.

Omschrijving opdrachtgever:
Dat betekent, werken voor een sociale en ondernemende gemeente met ongeveer 75.000 inwoners. We werken aan de gezamenlijke ambitie om de best mogelijke dienstverlening te bieden aan de inwoners, bedrijven en instellingen.
Wij werken informatie gestuurd en zijn toekomstgericht. We stimuleren klantgerichtheid en het nemen van eigen initiatief bij onze medewerkers. De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. Dit alles doen we onder het motto: Vertrouwen, Verbinden en Verantwoordelijkheid. Het medewerkersonderzoek 2019-2020 wees uit dat medewerkers het vertrouwen van hun werkgever waarderen en dat het hen zelfstandiger en flexibeler maakt. Deze positieve waardering leverde het keurmerk “Beste werkgever” op.

1. Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau.
2. Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat je zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad.

1. Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau.
2. Je hebt basiskennis hoe een gemeentelijke organisatie werkt, in het bijzonder de politieke omgeving, blijkend uit ervaring en/of cursus.
3. Je hebt basiskennis van projectmatig werken blijkend uit ervaring en/of cursus.
4. Je bent flexibel inzetbaar inclusief bereidheid tot uitvoeren werkzaamheden in de avonduren.

- Stressbestendigheid: Je blijft onder tijdsdruk, hoge werkdruk en bemoeilijkende omstandigheden adequaat functioneren (bijvoorbeeld tegenslag, teleurstelling).
- Klantgerichtheid: Je weet wensen of behoeften van klanten of gebruikers te onderzoeken en hiernaar te handelen. Daarnaast speel je in op de doelstellingen van doelgroepen en opdrachtgevers voor de langere termijn.
- Kwaliteitsgerichtheid: Je bent je er bewust van dat het te leveren product moet voldoen aan gestelde eisen, normen en prioriteiten en handelt hiernaar. Je legt verantwoording af voor het gerealiseerde kwaliteitsniveau en streeft naar continue kwaliteitsverbetering.
- Plannen en organiseren: Je stemt activiteiten van jezelf (en anderen) op elkaar af en bepaalt hun volgorde zodat doeleinden efficiënt en effectief gerealiseerd worden.
- Communicatie: In staat om feiten, ideeën of meningen aan anderen duidelijk te maken, gebruikmakend van heldere en correcte taal, gebaren en non-verbale communicatie.

Locatie: Leidschendam-Voorburg
Startdatum: z.s.m.
Duur: 12 maanden
Optie op verlenging: onbekend
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 11-06-2021
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: donderdag 17 juni 2021 09.30u – 12.30u en vrijdag 18 juni 2021 09.30u – 11.30u

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.